Har jobbet med teknologi og skole i 15 år, blant annet i Microsoft Norge, som lærer, IKT rådgiver og skoleleder. Er nå prosjektleder i Asker kommune.

søndag 19. februar 2017

Å avlaste hjernen med Keep

Alle har mye å huske på, og dessverre er vi veldig dårlig utrustet fra naturens side til å huske alle disse tingene. De fleste voksne kan holde på mellom 5 og 9 ting i korttidshukommelsen (i 0-30 s.) . Er vi så heldige at vi klarer å brekke informasjonen bakover til langtidshukommelsen så finnes det muligheter. For min egen del virker langtidshukommelsen til å være en egen utgave av et sort hull, der det sjelden går an å kalle informasjonen tilbake. Dette er grunnen til at vi lager handlelister når vi skal på butikken, eller pakkelister når vi skal på ferie. Vi slipper å bruke hjernekapasitet på å huske, og kan heller fokusere på å planlegge, beregne, utføre eller andre ting hjernen vår er flinkere til.


Heldigvis har vi laget noen maskiner som har en ufattelig evne til å huske ting og gjenkalle det, men som dog er litt dårligere enn hjernen vår til å gjøre avansert prosessering. Datamaskiner og hjerner er rett og slett utrolig kraftige, - men til hver sine ting! Hvis du finner et godt verktøy som kan hjelpe deg å huske, kan det hjelpe en overarbeidet hjerne som til stadighet kaster baller tilbake til korttidshukommelsen med, "det glemte jeg", "oi det hadde jeg nesten glemt" eller når du nesten har sovnet på kvelden og det plutselig raser inn med informasjon om alt du må huske på jobb dagen etter.

Google Keep

Google Keep er et av de verktøyene som er bygget for å hjelpe hjernen din å huske. Keep er rett og slett samling med enkle lister, eller "gule lapper" om du vil. Keep finnes både i internettleseren og som apper på alle mobiltelefoner og nettbrett. Det gjør at du kjapt kan skrive ned det du må huske på uansett hvor du er, til og med når det dukker opp ting når du holder på å sovne og har telefonen tilgjengelig. Notatene dine er selvfølgelig synkronisert i sanntid over alt, og det du skriver på telefonen ligger pent på jobb PCen når du kommer til pulten din.
Google Keep med konstruert innhold.

Organisering av lister og notater

Det finnes mange teorier for personlig produktivitet som kan brukes som verktøy for hvordan du skal tenke når du organiserer hverdagen din. Det jeg gjør bygger veldig mye på David Allen sine prinsipper. Jeg har faste lister som er festet øverst i Keep. Overskriftene på disse beskriver arenaer, personer/grupper eller småprosjekter. For eksempel har jeg "Prosjektgruppe". Her noterer jeg ting jeg må huske å legge inn i agendaen for neste prosjektgruppemøte. Et annet eksempel er "Nærmeste leder". Her noterer jeg ting jeg må ta opp neste gang jeg treffer den nærmeste lederen min. Småprosjekter får egne lister, og for eksempel "kick off" er en liste der jeg skriver ned alt jeg skal huske på til et kick off jeg skal arrangere. Noen mennesker trenger påminnelser i ny og ned, derfor har jeg en liste som heter "Venter på". Her legger jeg alt som venter på svar eller respons fra noen andre. Hva listene dine skal hete finnes det ingen fasit på, men å starte med å organisere ut fra arenaer, personer/grupper og prosjekter er et godt utgangspunkt. 

Når jeg fester de viktige listene øverst i Keep vil alt av smått og stort som jeg noterer eller sender til Keep fra apper og lignende legge seg nederst på siden. Eksempler på dette er en nettside som er bra, lenke til et dokument jeg skal lese gjennom, en tegning jeg har laget i Keep på telefonen, et godt sitat eller et tips jeg kommer på som ikke nødvendigvis passer inn i de andre listene. 

Søk, søk og søk

Som jeg poengterte øverst i denne artikkelen er det å finne igjen informasjon veldig kjapt det store poenget. Her er selvfølgelig søk stikkordet, men det går også an å kategorisere notater. Personlig har jeg ikke brukt kategorier så langt, men hvis du får mange lister som naturlig bør lenkes sammen er dette helt sikkert en god ide.


Det viktigste av alt - påminnelser til deg selv

Det viktigste av alt for at hjernen din skal slappe av er at den stoler på at absolutt alt er plassert i listene dine slik at den slipper å skanne etter nye ting, - for det gjør den kontinuerlig hvis den ikke stoler på listene dine. Det andre er at den er helt sikker på at du får påminnelser. Hvis hjernen ikke stoler på at du får påminnelser så tar den gladelig den jobben selv. Derfor minner den deg på plagsomme ting når du prøver å sove på kvelden.

Google keep har påminnelser. Den kan minne deg på ting til en gitt tid, men kulest av alt: Hvis du bruker en enhet med GPS, - for eksempel mobiltelefon, så kan Keep minne deg på ting ut fra hvor du er. Legg inn at den skal minne deg på å bestille flyreise neste gang du er på jobb, så gjør den det. Veldig nyttig!

Glemte forresten å nevne at alle smånotater kan sendes til et Google Document hvis du skal utvide dem til et større arbeide. Du kan også dele og samskrive i lister med andre, så da kan du til og med få andre til å hjelpe deg med ting du skal huske på.

Bilde: https://unsplash.com/@jessedo81


Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar

Om