Har jobbet med teknologi og skole i 15 år, blant annet i Microsoft Norge, som lærer, IKT rådgiver og skoleleder. Er nå prosjektleder i Asker kommune.

søndag 24. desember 2017

Påmelding til konferanse med Google Skjema

Den 2. januar arrangerte vi i en intern konferanse for alle 650 lærere i Asker. Målet med dagen var å kjøre workshops, nok en gang ut fra tanken om trening med veiledning som jeg skrev om i denne artikkelen. Så hvordan lage en påmelding i GSuite for 650 lærere?

Ønskene for temaer til workshops var ganske mange, og vi valgte å sette opp 3 økter fordelt på 10 rom for å dekke flest mulig ønsker. Etter litt testing av forskjellige løsninger på en testgruppe, kom vi frem til følgende fremgangsmåte som fungerte perfekt for påmelding med Google Skjema. Det føltes nesten som magi den første timen da over 400 lærere meldte seg på!

Fremgangsmåten kan også forenkles og brukes til påmelding for valgfag, aktiviteter under en aktivitetsdag osv.

Ingredienser

Like mange Google Skjema som du har workshops
1 stk. FormLimiter, - tillegg til Skjema
1 stk. Google Regneark
1 stk. Google Site med all informasjon til deltagerne

I tillegg for å få samarbeidet mellom arrangørene til å fungere godt:
1 stk. TeamDisk med alle filer for arrangørgruppen.
1 stk. Hangoutsgrouppe for kontinuerlig kommunikasjon og nettmøter i arrangørgruppen

Google Skjema


Du må ha like mange Google skjemaer som du har workshops. Så hvorfor ikke lage ett skjema med et felt/spørsmål for hver workshop? - Rommene dine har begrensninger. For vår del varierte romstørrelsen fra 18 til 500 plasser. På grunn av dette måtte vi sikre at skjemaet ble stengt ned når rommene var fulle. Avstenging av skjemaer stod tillegget FormLimiter for. Mer om dette under.

Sett opp skjemaene

1) Lag først et mal-skjema i en mappe i MyDisk. Erfaringene viste at tillegget FormLimiter oppfører seg forskjellig i MyDisk og TeamDisk, så bruk MyDisk.

Du bør bruke flere deler i skjemaet. Dette er fordi hvis for eksempel 100 stykker er i et skjema samtidig, og 20 stykker trykker send til samme tid, vil ikke FormLimiter få tid til å stenge skjemaet. Da vil du kunne få 20 deltagere for mye på en workshop. Ved å bruke inndelinger vil deltagerne få beskjed om at det er fullt i det de trykker neste underveis i påmeldingen.

I innstillinger for skjemaet haker du av for:
- Registrer epostadresser: Fordi du ønsker å kunne kontakte deltagerne. Dessuten vil denne fungere som en unik ID når du skal sortere og bearbeide svar i Google Regneark i etterkant.
- Bekreftelser på svar og Alltid: Dette gjør at deltagerne får bekreftelse på epost når de har registrert seg.
- Begrens til ett svar: For at ikke noen skal registrere seg flere ganger på samme workshop.
- Endre etter levering: Så deltagerne kan gå inn og rette opp feil i etterkant.

2) Kopier mal-skjemaet i det antall workshops du har. For vår del ble dette 30.

3) Rediger skjemaene enkeltvis og legg til riktig navn og andre detaljer som skal være forskjellig fra skjema til skjema. Her finner du et eksempel på skjema fra vår konferanse.

4) Deretter setter du destinasjon for svarene fra hvert enkelt skjema til samme Google Regneark. Da får du kun et regneark med påmeldinger og kan bearbeide på samme sted i etterkant. Dette gjør du ved å klikke på svarfanen i skjemaet, og klikker på ikonet Oppretting av regneark. Velg Opprett et nytt regneark for det første skjemaet, og deretter Velg et eksisterende for de neste skjemaene.

5) Så kan du sette begrensningen på hvert enkelt skjema med tillegget FormLimiter. Last ned tillegget her og klikk på Tillegg i menyen øverst på skjermen etter at det er installert.
- Velg Limit Type Numbers of form responses og sett det maksimale antallet som skal kunne melde seg på i feltet under.
- Skriv en melding deltagerne skal få når workshopen er full.
- Hak av for Email form owner when submissions are closed. Da mottar du en epost når en workshop har blitt full.


Gjør klart for påmelding

I vårt tilfelle var det viktig at alle kunne gå inn og melde seg på til samme tid. Det var rett og slett førstemann til mølla-prinsippet som gjaldt, og dersom noen var seint ute med å melde seg på ville mange workshops være full-booket. Til både påmelding og all annen informasjon om konferansen, lagde vi en Google Site. Til denne siten leide vi domenet www.dlasker.no, og satte opp en DNS som videresendte fra denne til vår site.

På påmeldingssiden la vi litt informasjon om påmeldingen øverst, og så listet vi opp alle workshopene under. Utenfor navnet på hver workshop la vi teksten Påmelding, med lenke til skjemaet for den gjeldende workshopen.

Under påmeldingen

Alle skolene hadde fått god informasjon om hvordan påmeldingen ville foreløpe i forkant. Den 18. desember kl. 15.00 åpnet vi påmeldingen, det vil si vi publiserte siden med lenkene. I løpet av den første timen meldte over 400 lærere seg på workshops. Det var nesten magisk å sitte å følge med i regnearket der det det raste inn med påmeldinger.

Etter hvert som det tikket inn epost fra FormLimiter for workshops som var fullbooket, fjernet vi lenken fra påmeldingssiden i Google Site. Dette fordi deltagerne skulle slippe å åpne skjemaet for så å få beskjed om at det var fullt.


Du kan også.... 

Hvis du ønsker å holde ekstra god oversikt under påmeldinger kan du lage en ny fane i regnearket og bruke counta-formelen for ha en telleside. For eksempel formelen =Counta(navnppåworkshop!A:A) vil telle opp antall celler med innhold i kolonnen A. Da kan du lettere følge med underveis på antall påmeldinger og hvilke workshops som blir fulle.

Hvis scenarioet er skole, anbefaler jeg å sende ut en oversikt over påmeldte til rektor hver dag frem til påmeldingen stenger. Dette for å sikre at noen følger opp og får alle gjennom påmeldingen. Jeg gjorde rett og slett dette ved å kopiere ut fra arkene med påmeldinger, og lime dette inn i en lang liste i et nytt regneark. Deretter sorterte jeg denne listen på skolenavn, og delte denne listen med rektorene.


Artikkelbilde: Alex Kotliarskyi on Unsplash

5 kommentarer:

  1. Takk for nyttig oppskrift.

    Tips for bearbeiding av data: Bruk pivottabell eller formelen =query() i egne ark (faner). Da kan du hente ut de dataene du ønsker, eks. filtrert og eller sortert etter skole eller seminar. Du kan dele dette med f.eks. skoleledere ved å publisere kun dette arket (som nettside) og sende dem lenken. Da slipper du styret med å sende dem oppdaterte lister, det de ser er til enhver tid oppdatert.

    SvarSlett
    Svar
    1. P.s. Du burde få deg et bedre kommentarsystem, eks. logge inn med FB eller Google eller å kommentere anonymt, alt uten å være knyttet til Blogger, WordPress osv.

      Slett
    2. Takk for tips!! Jeg prøvde Query, men fikk det ikke helt til å spille. Ble lagt dødt pga. tiden, men da skal jeg prøve mer på det eller Pivott neste gang!

      Slett
    3. Skal prøve å få gjort noe med kommentarsystemet også :) Brukte bare det som lå standard på Blogger. Takk for tips nok en gang!

      Slett
  2. Skal prøve dette på lokal «natteravn» ordning :) ringer deg om vi står fast
    Lena

    SvarSlett

Om