Har jobbet med teknologi og skole i 15 år, blant annet i Microsoft Norge, som lærer, IKT rådgiver og skoleleder. Er nå prosjektleder i Asker kommune.

fredag 22. juni 2018

Teamarbeid med Chat og roboter

Med røtter fra ungdommen på 90-tallet, gamle MSN messenger og enda eldre IRC, har chat med tiden utviklet seg til et naturlig verktøy å bruke i jobbsammenheng. De siste årene har det poppet opp mange løsninger fra både større og mindre leverandører som er spesielt bygget for team-samarbeid sentrert rundt chat. Selv har jeg jobbet en del i Google sin bedriftsløsning for team-samarbeid, Hangouts Chat. Her følger litt om verktøyet og noen erfaringer så langt.

Verktøy
I mange år har det vært utviklet chat-baserte samarbeidsverktøy for team. Slack kan vel sies å ha vært ledende i dette markedet, men i det siste har det kommet opp flere gode alternativer.  Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, Cisco Webex Teams, Stride, Twist, Flock, Mattermost, ChatWork og Ryver er noen av dem.

Formålet med verktøyene er å gjøre kommunikasjonen enkel og effektiv, og fasilitere samarbeid innenfor og mellom team på en enkel måte. Til forskjell fra chat-løsningene i forbrukermarkedet som for eksempel WhatsApp og Facebook Messenger, er disse verktøyene koblet tett opp mot jobbrelaterte tjenester som oppgaver, dokumenter og videomøteløsninger. Noe av målet er å lage et sentrum for arbeidsflyten din. De profesjonelle tjenestene kan også administreres på overordnet nivå, og har databehandleravtaler og sikkerheten for øvrig på plass.

Hangouts Chat
Hangouts Chat er en forholdsvis ny tjeneste i bedriftsløsningen til Google, - GSuite. I og med at GSuite for education så og si er samme løsning, er Chat tilgjengelig der. Chat leveres gjennom en app til Android/iOS/Chromebook, PC program og som Web App.
Hangouts Chat (sladdet)

En kort og punktvis funksjonsbeskrivelse av Hangouts Chat:
  • Organiserer kommunikasjon i rom eller en til en-samtaler. Rommene er private og du inviterer eller blir invitert inn i disse.
  • Innad i rom organiseres kommunikasjonen etter emner og samtaletråder. Dette gjør at det er ryddig å ha flere samtaler gående samtidig.
  • Et forholdsvis stort og økende utvalg av roboter/bots fra forskjellige leverandører. Eksempelvis til prosjektstyring, fakturering, polls og reisebooking. Disse robotene kan også legges direkte til enkelte rom eller samtaler. 
  • Roboter kan legges til samtaler slik at de følger med og gir relevant informasjon, eller løser problemer.
  • Et klikk for nettmøter med personene i emnet/tråden via Google Meet
  • Forhåndsvisning av dokumenter, filer, PFD, bilder og videoer. 
  • Håndterer automatisk deling og rettigheter til filer når de blir lagt til i samtaler.
  • Håndtering av varsler, og du kan slå av varsler for samtaler eller grupper. Du kan også bestemme hvilke enheter du skal få varsler på.
  • Avansert søk i alle samtaler, møter og innhold.
  • Maks 8000 deltagere (by the way, skulle gjerne prøvd å samarbeide med 8000 deltagere samtidig)
  • Arkivering av innhold via Vault
  • Veldig nyttig utvalg av hurtigtaster


Noen erfaringer så langt
Å holde oversikt over alt som skjer i dokumenter, filer, epost, prosjektstyringsverktøy, chattetjenester osv. kan være et kunststykke. Å få et sentrum å forholde seg til, og en kobling mellom alt du driver med, er en drømmesituasjon. Vi skulle vel alle ønske å administrere alt arbeid fra ett sted. Samtidig er ikke verden helt der riktig enda. De fleste av oss har en rekke tjenester for fakturering, HRM, reiseregninger osv. som ikke er integrert i team-verktøyene. Likevel opplever jeg mange ting som mer effektivt med bruk av Chat.

I prosjektet Digital læring i askerskolen er vi et team på 3. Vi har en prosjektgruppe og en styringsgruppe som vi jobber tett med, i tillegg til nøkkelpersoner og ressursgruppeledere for digitaliseringen ute på skolene. For kommunikasjon og samarbeid bruker vi mer og mer Hangouts Chat.

Chat blir selvfølgelig et naturlig verktøy for små avklaringer og beskjeder, men også for kommunikasjonen rundt dokumenter, filer og annet. Det er sjelden vi 3 i prosjektet sitter sammen på samme sted, og kalenderne er vanskelige å få til å gå opp til møter for korte avklaringer. Prosjektgruppen består av skoleledere og lærere ute på skolene, og vi har kun et heldagsmøte hver måned. Med andre ord, også fysisk langt fra hverandre. Behovet får en digital arena å jobbe på er dermed stort

Et poeng med verktøy av denne typen er at alle i teamet får all informasjon fra samtaler, selv om de ikke har vært direkte til stede. Dette skaper en transparens i det meste som foregår.

Vindu for å legge til
roboter/bots i Hangouts Chat
I prosjektet bruker vi Asana for å holde tak i de lange linjene. Asana har en robot i Chat som sier fra om relevante aktiviteter og hendelser. Denne er også integrert for å legge til oppgaver eller delprosjekter inn i Asana, slik at dette kan gjøres ved å "snakke med roboten" i Chat.

Google Disk er selvfølgelig tett integrert med Chat. Disk-roboten sørger blant annet for informasjon om endringer i relevante samarbeidsdokumenter og filer. En liten, men veldig smart funksjon er at du kan gi tilgang til filer og mapper med et enkelt klikk hvis noen ber om det. Alternativet hadde vært å klikke seg inn i Disk for å gi rettigheter der. Denne funksjonen har blitt flittig brukt. Ellers forventer jeg både mer robotisering og kunstig intelligens fra denne boten fremover.

Du kan gjøre møtebooking og invitasjoner direkte fra Chat. Du kan for eksempel tagge roboten @meet i tråden, og den vil finne ledige tider for neste møte i deltagernes Google Calendar når du spør den om det. I askerskolen bruker vi fortsatt Outlook-kalender, så denne har jeg ikke tatt i bruk riktig enda.

Dette var bare noen få av robotene som ligger i Chat, så jeg har artig jobb i vente med å teste flere. Jeg synes tilnærmingen med roboter, og sikkert enda mer kunstig intelligens etter hvert, er kul. Chat er som sagt en helt ny tjeneste og det skal bli spennende å se hvordan dette utvikler seg videre. Er det noe Google kan så er det kunstig intelligens!

Teamsamarbeidsverktøy i klasserommet?
Det er skoler som starter å implementere Chat både for lærerne og ledelsen nå, og er spent på erfaringene fra dette. For det generelle arbeidet med elever er nok Google Classroom og andre verktøy mer hensiktsmessig, men i noen settinger ser jeg ikke bort fra at verktøy som dette kan brukes.

Konklusjonen min er at denne typen verktøy har kommet for å bli, noe ressursbruken både hos Google, Microsoft og andre vitner om. Med så mange fordeler og potensialer for effektivisering og en bedre hverdag, er det bare å etablere både personlige- og teamrutiner for å jobbe på denne måten og bli med på reisen!

Artikkelbilde: Annie Spratt 

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar

Om